Leidt flexwerken tot minder (sociale) contacten op de werkvloer?

We kennen de stelletjes die gezellig uit eten zijn en beide over hun mobieltje gebogen zitten waardoor een gebrek ontstaat aan persoonlijke gesprekken en ook op kantoor kan het lijken of mensen minder sociaal worden door digitale ontwikkelingen. In dit artikel bekijk ik de invloed van de digitale werkplek op sociale contacten.

Persoonlijkere communicatie tussen collega’s
In het nieuwe digitale werken zijn collega’s niet altijd op hetzelfde kantoor te vinden. Er wordt steeds meer mobiel gewerkt, onderweg naar klanten, vanuit huis en, uiteraard met mate, vanaf idyllische plekjes zoals het strand, terras of zelfs een vakantieadres. Uiteraard betekent dit minder face-to-face contact. Maar het brengt ook voordelen mee:

1. Concreter:   Meer en efficiënter gegevens en details uitwisselen
2. Externe expertise: Via chat altijd contact met de juiste expert
3. Persoonlijker: Als je collega’s spreekt gaat het over meningen en persoonlijke verhalen

Het wordt bezwaarlijk ervaren om bij een drukbezette collega binnen te lopen, echter hebben veel kantoren grote ruimtes waarin meerdere mensen samenwerken. Door een deel van de communicatie te digitaliseren kunnen je collega’s zelf bepalen wanneer er tijd is om de digitale berichten van collega’s te verwerken. Hierdoor kunnen zij geconcentreerder werken. Daarnaast communiceren mensen digitaal concreter en wordt het opgeslagen waardoor je altijd informatie terug kunt vinden.

Dit maakt ook het persoonlijke contact waardevoller. Doordat je continue ondersteunt wordt door allerlei digitale communicatiemiddelen wissel je alle relevante informatie via deze weg uit, de extra tijd die overblijft kan besteed worden aan persoonlijkere gesprekken, ideeën en meningen.

Voorbeelden van communicatie verbetering
Vanuit Micros Internetdiensten hebben we voor onze klanten en onszelf een aantal oplossingen geïmplementeerd waardoor de sociale contacten binnen en buiten de organisatie intensiveerden:

• Micros365 (onze variant van Workspace 365):
  Met deze persoonlijke digitale werkplek heeft iedereen in onze organisatie overzicht over mail, agenda en gedeelde documenten. Daarnaast delen we nu live kennis via de Yammer tegel, hier delen wij bijvoorbeeld interessante opgeloste callcenter vragen, tips & tricks en geïntroduceerde nieuwe producten. Alle collega’s zijn zo op de hoogte van elkaar.
• Skype for business of Microsoft Teams:
  Snel persoonlijk contact, een berichtje, telefoontje of kleine vergadering maar ook de mogelijkheid om aan te geven dat je even niet beschikbaar bent zodat je geconcentreerd kunt werken. Onlangs waren we bij een klant op bezoek, tijdens dit bezoek werd een vraag gesteld die we niet direct konden beantwoorden, echter kregen we tijdens het bezoek nog antwoord van een collega via de chat op de vraag van de klant, hierdoor konden we de klant direct helpen.
• VoIP – Mobiele telefonie gekoppeld aan flex werkplekken:
  Collega’s zijn direct bereikbaar of ze nu elders in het gebouw zijn of thuiswerken. Ik start de digitale telefoon via mijn werkplek, hierdoor heb ik op ieder apparaat toegang tot mijn zakelijke telefoon.

Cloudoplossingen maken communicatie persoonlijk
In 2014 is er al een studie, uitgevoerd door PGi, waarin bekend is geworden dat 82% van de mensen die weleens op afstand werkt aangeven dat het hun stress verlaagde en 69% zelfs van de respondenten zelfs aangaf dat er minder afwezigen zijn door het flexibele werken. In onze organisatie zien wij ook dat de afstand tot collega’s soms letterlijk groot is maar nog nooit zo persoonlijk geweest is. Op de werkvloer is aandacht voor elkaar, want bijna alle zakelijke uitwisseling heeft immers al digitaal plaatsgevonden.

Ouderwets persoonlijk contact in een moderne wereld
Juist met al deze mogelijkheden zien wij ook dat het voor IT-specialisten belangrijk is om al het moois van de moderne digitale wereld te laten zien aan collega’s en tegelijkertijd een ouderwets servicegevoel mee te geven.

Bekijk in je organisatie wat het doel is van de nieuwe digitale werkplek, chattool of jullie nieuwe intranetoplossing. Digitaliseren moet namelijk niet een doel op zich zijn, maar een middel om uw werkprocessen te verbeteren.

Over Micros Internetdiensten als Workspace 365 partner
Bij Micros Internetdiensten willen we alle voordelen van de Cloud laten ervaren maar wel altijd snel bekende experts aan de lijn brengen die verder kijken dan een eenzijdige oplossing. In een dynamische omgeving als de Schiedamse Wiltonhaven kunnen wij ons prima verplaatsen in jouw wensen rondom een flexibele werkomgeving. Oplossingen als applicatie hosting, online werkplekbeheer en VoIP telefonie integreren wij naadloos in jullie huidige organisatie, maar dan met die persoonlijke benadering om de moderne digitale werkplek dat ouderwets veilige gevoel te geven.

Direct persoonlijk bellen kan altijd, maar als het op een later moment beter uitkomt dan kunt u ook een berichtje achterlaten via Skype, LinkedIn, Facebook Messenger of e-mail 😉